Kohjin's blog

你会花钱么

你会花钱么？

每天到办公室，摆在我面前的第一件事情就是怎样一笔一笔的将办公桌上的钱给花掉。

前年，去年的预算我还没有用完，今年的预算已经在桌角摞的很高了。明年的预算报告更是一封一封的Email在催我上交。

其实如果去乱花，根本用不着这么头痛。问题的关键在于要负责任的花钱。
达不到心中有数，没有一个完整的计算和计划的话，我是不会去签字的。
但是完成这些繁琐，沉重的任务需要大量的时间。

时间不是加班换来的，
时间需要效率来解决。

效率＝时间＝金钱

用高效率的工作方法来换取时间，这是唯一的方法。
没有时间这句话永远都是借口。

以上这些仅是为我自己写的。

利用Google日历来管理自己的工作日程

Google日历是一个很好用的日历工具，利用它来管理你的工作日程，将会大大提高你的效率。

下面是我的使用方法，总结一下借鉴给大家。

首先在 我的日历 这个地方创建下面4个日历，颜色自由选择，但是4个一定要用不同的颜色。

Plan---计划
ToDo---行动
Check---检查
Action---再行动



下面是我使用这4个日历的基本流程，

早上到办公室，将自己今天需要做的工作添加到Plan或者ToDo里面，

ToDo是指今天要首先完成的工作
Plan是指如果时间充裕的话再去做的项目



晚上下班之前，打开日历，检查一下自己一天的工作，完成的话，就将日历改为 Check日历，

这样不断的坚持下去，自己完成的工作和没有完成的工作就一目了然，将没有完成的工作改为Action添加的明天的日历上做为自己首要重点的任务去对待它，就不会有遗漏的了。

我还将这些日历按照星期都印刷装订，有时间的时候翻翻看看自己过去的工作内容，温故而知新，会对你现在的工作有很大帮助的。

还有很多细节我就不多说了，基本的流程就上面这些。在消化的过程中自然你会找到更适合自己的更好的管理方法。

无论多么好的管理工具和软件，如果你没有坚持这个概念的话，那是起不到任何作用的。就如同早起刷牙一样，将这些好的自我管理方法变为自身的一个习惯，会对你的人生带来很大益处的。

会工作的人

工作，非常的繁忙。

每天，不知道自己的手机和办公桌的电话停止过铃声没有，还有那些源源不断的业务单位来的电子邮件需要去处理。

无论多忙，我都尽量保持不让自己加班，保证自己的工作时间限制在8:30到16：30。虽然公司的加班费很高。

我的原则就是无论多忙，一定要有自己的空间。

所以，我经常都在考虑工作效率这个问题。

处理问题的效率，开会的效率，写报告的效率，这些都是我每天要面对的。

办公室总共有50多个人，观察了那些效率高的人的工作方法，我总结了他们共同的几个特点，

会工作的人，不加班。
会工作的人，知道怎样使用人。
会工作的人，每天都要抽一些时间来整理自己的资料。
会工作的人，办公桌总是很整齐。
会工作的人，开会的时候总是在不停的做记录。

你呢。

在电话里怎样说清楚英文字母

工作的时候，每次用电话说英文的单词，比如G和J，M和N总是因为各种原因而表达不清楚，非常耽误时间。

简单查找了一番，国际上最标准的英文字母表达法为NATO phonetic alphabet，就是下面的欧文通话表。

Ａ	Ａｌｆａ	Ｊ	Ｊｕｌｉｅｔｔ	Ｓ	Ｓｉｅｒｒａ
Ｂ	Ｂｒａｖｏ	Ｋ	Ｋｉｌｏ	Ｔ	Ｔａｎｇｏ
Ｃ	Ｃｈａｒｌｉｅ	Ｌ	Ｌｉｍａ	Ｕ	Ｕｎｉｔｏｒｍ
Ｄ	Ｄｅｌｔａ	Ｍ	Ｍｉｌｅ	Ｖ	Ｖｉｃｔｏｒ
Ｅ	Ｅｃｈｏ	Ｎ	Ｎｏｖｅｍｂｅｒ	Ｗ	Ｗｈｉｓｋｅｙ
Ｆ	Ｆｏｘｔｒｏｔ	Ｏ	Ｏｓｃａｒ	Ｘ	Ｘ－ｒａｙ
Ｇ	Ｇｏｌｆ	Ｐ	Ｐａｐａ	Ｙ	Ｙａｎｋｅｅ
Ｈ	Ｈｏｔｅｌ	Ｑ	Ｑｕｅｂｅｃ	Ｚ	Ｚｕｌｕ
Ｉ	Ｉｎｄｉａ	Ｒ	Ｒｏｍｅｏ

例如你想说GB的时候，说GOLF BRAVO 对方就不会将G听错为J了。

我的效率工作方法

日本是一个工作节奏很快的国家，但是快而不乱，有他的规矩和方法。在这里工作多年，我也总结出了一套自己的工作方法，介绍如下。

• 每天必带的笔记本。

这个笔记本每天都揣在我的上衣口袋里。自己的工作计划，工作内容，会议预定，时间等我都统统记录在里面，无论出差也好走到那里都会带着它。即使网络服务非常方便的今天，养成这样的一个习惯是必需的。包括个人的一些计划，甚至上下班的时间我都天天记录在上面，开会的时候等闲下来查看过去的工作记录以及新的工作内容的规划都很有帮助。

• 办公桌上必放的工具台历。

在自己的电脑旁边，放一个主要纪录自己时间安排的台历，一抬头就能看到它。自己不在办公室的时间安排，会议的日期，外出时间等一眼就可以确认。当有人想同你见面，特别是接电话和客户约定时间的时候非常方便。

• 处理文件的两层文件箱

每天传给我需要处理的文件很多。接到这些文件的时候，我就立即将这些文件分为两类，重要的和不重要的。重要的放到上面，不重要的放到下面。上面重要的文件尽量抽时间去处理它们，即使加班。下面的就等轻松的时候再说了（下面的文件被我压的一年以上的都有...）。
其他科室的同事后来知道了我的这个习惯，想快点让我处理的他们的文件的时候就干脆直接在文件上写上重要两个字放到我的桌子上，搞得我哈哈大笑。

• 各种文件的整理方法

各种工程的计划，会议记录，技术报告，出差汇报等许多文件并不是一两天就能完成的。对于这些需要长期处理的文件我都将它们用文件夹分类，再贴上标签，放到办公桌上面，以方便日后可以随时找到它们。
排序我也是有讲究的，按时间的顺序，最近处理的文件放到最外面，这样你就可以按照时间的回忆很快找到它们了。

• 网络工具的充分利用

网络丰富的时代，比如Gcalendar，GMail等都是非常好的工作工具。而且这些工具都能和手机捆在一起，充分的利用它们对你的效率工作会大有帮助。
我是Gcalendar，GMail的忠实用户。虽然我上面介绍了随身携带的笔记本，台历等工具，但是网络工具有它独特的优越性，平衡的利用它们是非常有益的。

• 科室一个月的计划板

一些重要的日程，重要的会议，科室一个月的计划等都写在一个小黑板上，以方便大家能随时的确认和提醒。
当然这不是由谁专门负责去写，科室全员都可以将自己认为重要的工作日程写到上面，以方便大家随时掌握。
这种最原始的小黑板工具，其实也可以说是很实用和有效的，在日本的很多公司的办公室都能看到它。

万里长城

   科室订阅的杂志当中，有一个关于安全和健康的月刊杂志。10月刊的这期的封面竟然刊登的是万里长城。在国内可能是个司空见惯的事情，日本这里到是很罕见的。

 

   登长城对我来说已经是遥远的事情了。看到封面的照片不免倍感亲切。

   记得小时候去嘉峪关的长城的时候，感觉汽车是那么的遥远，而且一路上灰尘飞扬，颠簸不断。最有印象的就是道路拐弯处设置的凸面镜，第一次看到它对当年的我来说不知有多新奇了。但是可恶的是大部分的凸面镜都是碎的，很让我沮丧。

   现在的去长城的路不知道修理的怎样了。我想我如果有机会再去的话，估计是和老婆孩子一起去的了。

我的办公桌

我的办公桌永远都是很乱的。每次有客人来访之前，科长总是督促我将桌子上的文件整理一下。

 

  其实我也想有一个整齐干净的办公环境，可惜每天需要处理的文件太多，没有办法，也没有那个精力。

幕张国际展示场

  10月底到千叶県幕张国际展示场（Makuhari Messe）出差，参观了国际工业粉体展。以前路过几次这里，但是进里面认认真真参观的还就这一次。



   在东京羽田转机的时候，碰到了一群广岛来旅游的老太太军团，人数之多，气势很旺盛。原本她们的飞机要早于我要搭乘的班机离开这里，由于航空公司的原因被耽搁了2个小时左右。在空港人员的解释说明之后，这群老太太并没有我想象的那么激动，一个一个的去买了便当，又安静的做在那里聊天，等候。

  记得那年在武汉机场，因飞机的晚点，乘客一个一个吵得如同吃了豹子胆，就差拿把枪把对方干掉了。不知道国人为什么总是那么精力旺盛。

  马上2009年就要到了，过完年的第一件事就是到静冈的富士去做一个技术调研。想到关东冷冷的冬季，真不想出差。

   明天和老婆去买一个冬季用的大衣去。

乘飞机，选哪里的座位比较好？

乘飞机，选哪里的座位比较好？

经常坐飞机出差，办理登机手续的时候我都选择道路边的座位。前一段时间和同事一起到东京，看到我不假思索的选择挨着道路的座位，同事用迷惑的眼神问我为什么？

那是因为我是个不喜欢麻烦别人的人。

比如上厕所的时候就得需要旁边靠道路的人给你让开什么的，感觉很不方便。

前一段时间看到报纸报道美国乘飞机选择通道边的座位的人增多，原因是当飞机出事故的时候可以比窗户边的人更容易有活动的空间！飞机公司也因此而单独提高了靠近通道旁边的座位的价格！

其实最近一上飞机大脑就犯困，等再睁开眼，都不知道飞机飞到哪里了，有时候还错过了机上提供的饮食时间。还好日本是个小国家，国内乘飞机再长也不过2，3个小时而已。

今天看到下面这个网站，

http://www.seatguru.com/

上面对每个航空公司的飞机内部位置介绍的很详尽，还用图像表示出来，我想对你选择好的合适的座位，会帮助很大的。

告诉我你是怎样节约时间的？

面对着每天堆满桌子的文件，我总是在考虑怎样用最少的时间来处理完它们。

以下是我的个人的实践和感想，希望你能告诉我你的好方法。

• 各种文件，报告尽量用Gdocs 来处理。这样即使在家，出差也不耽搁我继续完成它们。

• 对自己的要处理的工作安排顺序。重要的，难处理的优先着手。

• 尽量提前半个小时到办公室。将自己今天需要做的，必须完成的任务都理顺出来。
• 尽量将自己做不完的工作分派给同事来一起完成。这个很难，人际关系，上下关系等有很多需要考虑的因素，但是真正会工作的人就是知道怎样将工作安排给别人做的人。
• 尽量周末不加班。给自己放松。
• 坚持午休。日本这里没有中午休息的习惯。但是我还是尽量午饭后小憩几分钟。